POLITICA DE PRIVACIDAD EN LAS BASES DE DATOS
PROCESO TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIONES TIC’S
1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de
DISONEX SA, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos
Personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
DISONEX S.A. con domicilio en la Avda. calle 3 N° 36 78 en Bogotá DC, Colombia. Correo
electrónico protecciondedatos@disonex.com, teléfono (+571) 4094444.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al
Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de
la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base
de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado
del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro
o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. UTILIZACION
DISONEX SA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales,
para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento
de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales
correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como,
trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores,
acreedores y deudores.
5. PROPOSITO
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de DISONEX SA con las siguientes
finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus trabajadores.
5.2. Para realizar los pagos de nómina a las cuentas bancarias personales de cada uno de los
empleados de DISONEX SA
5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de
DISONEX SA;
5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el
envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y
Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su
servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por DISONEX SA, entre
otros;
5.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la
invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus
obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por DISONEX SA, entre
otros;
5.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
5.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e
historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto
de sus deudores;
5.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas
a nivel mundial;
5.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos
comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
5.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
mandatos judiciales o legales;
5.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a
personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración
signifique limitación, trabajadores, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores,
proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de
DISONEX SA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier
momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales DISONEX SA está realizando el
Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos
sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISONEX SA para el Tratamiento de sus
Datos Personales.
6.3. Ser informado por DISONEX SA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a
sus Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a DISONEX SA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de
acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la
solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán
cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la
Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y
DISONEX SA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y VIGILANCIA DE ESTA POLÍTICA
La Gerencia Administrativa y Financiera de DISONEX S.A. tiene a su cargo la labor de
desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos
los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de
DISONEX SA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a ésta Gerencia y a dar
traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban
por parte de los Titulares de Datos Personales.
La Jefatura de Sistemas tiene la responsabilidad de asegurar que la información en las bases
de datos estén custodiadas y garantizar que la información personal allí registradas no se
permita el acceso a terceras personas, sin previa autorización.
La Gerencia Administrativa y Financiera de DISONEX S.A. también ha sido designada por
DISONEX SA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y
reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
8. AUTORIZACIÓNES
DISONEX SA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los
Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a
más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y
concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el
Titular manifieste su voluntad de autorizar que DISONEX SA realice el Tratamiento de sus
Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por DISONEX SA, tales como:
Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el
anexo 1.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por
ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad
dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus
Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso DISONEX SA asimilará el silencio del Titular a una conducta
inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por DISONEX SA, es necesario que la autorización
se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular,
debe informársele claramente:
Los Datos Personales que serán recolectados.
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para
qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el
numeral 6 de ésta Política.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas
versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de
naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar
discriminación, tales como los relacionados con :
Origen racial o étnico.
Orientación política.
Convicciones religiosas / filosóficas.
Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o
a partidos políticos.
Salud.
Vida sexual.
Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo
que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras
excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización,
DISONEX SA deberá:
Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la
finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos
Personales sensibles.
10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados,
utilizados, puestos en circulación por DISONEX SA, podrán ejercer en cualquier momento sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección
de Datos Personales:
10.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a DISONEX SA, a través de los medios
indicados más adelante:
Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISONEX SA para el Tratamiento de sus Datos
Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por DISONEX SA a sus datos personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
DISONEX SA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y
consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a DISONEX S.A. Gerencia Adminsitrativa y Financiera , Avda Calle 3
Nro. 36-78 en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia
Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@disonex.com.
Atención y respuesta por parte de DISONEX SA:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la
petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
10.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a DISONEX SA, a través de una queja o
reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el
Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos
en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo,
la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que
se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
DISONEX SA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y
reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
Comunicación dirigida a DISONEX S.A. Gerencia Administrativa y Financiera , Avda Calle 3
Nro. 36-78 en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia
Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@disonex.com.
Atención y respuesta por parte de DISONEX SA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, DISONEX SA deberá requerir al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane
las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a la División Jurídica de DISONEX S.A., en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la
queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
DISONEX SA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos
Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de DISONEX SA se
limita a disponer de los medios adecuados para este fin. DISONEX SA no garantiza la
seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de
fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los
que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de DISONEX SA y sus
Encargados. DISONEX SA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y
cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la
protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen
como Encargados.
13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
Igualmente DISONEX SA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a
DISONEX SA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo
de las actividades de DISONEX SA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea
de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre
DISONEX SA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la
información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se
incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
Dar Tratamiento, a nombre de DISONEX SA a los Datos Personales conforme los
principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos
Personales.
Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
14. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de
Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la
legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo
15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el
Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen,
deroguen o sustituyan.
15. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 03 de septiembre de
2016.