Política de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DISONEX ZONA FRANCA SAS – THE SMART NOTEBOOK

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

1.1 Identificación del Responsable del Tratamiento

DISONEX ZONA FRANCA SAS, en adelante DISONEX ZONA FRANCA actuando como Responsable del Tratamiento de la información personal, y en cumplimiento de las normas vigentes, más concretamente el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, se permite identificar a través de los siguientes datos:

Dirección:      VIA FUNZA ZF PERMANENTE INTEXZONA LT 68D – COTA (CUND)
Teléfono:       601 409 4444
Página web: www.thesmartnotebook.com

1.2 Definiciones

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales a cargo de un tercero
  2. DISONEX ZONA FRANCA
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
  4. DISONEX ZONA FRANCA.
  5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
  6. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
  7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación
  8. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general
  9. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
  10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

Razón Social DISONEX ZONA FRANCA
NIT 901.158.002-2
Correo electrónico comercial@disonex.com

Autorizado: Significa todas las personas que bajo responsabilidad de , sus Encargados o aliados comerciales pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.

Consulta: significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos.

  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
  2. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
  3. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
  5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

1.3 Objetivo de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales DISONEX ZONA FRANCA realiza el tratamiento de la información personal de terceros que reposa en sus bases de datos y en archivos físicos y electrónicos.

1.4 Alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los procedimientos que DISONEX ZONA FRANCA ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

1.5 Principios

Todos los Colaboradores de DISONEX ZONA FRANCA, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

1.5.1. Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

  1. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

  1. Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

1.5.2. Relacionados con el Uso de Datos Personales.

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
  2. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

1.5.3. Relacionados con la Calidad de la Información.

  1. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando DISONEX ZONA FRANCA SAS lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

1.5.4. Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

  1. Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con DISONEX ZONA FRANCA SAS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  3. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
  4. Al Titular del dato.
  5. A las personas autorizadas por el Titular del dato.

iii. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Los Datos Personales pueden ser Tratados por aquel personal de DISONEX ZONA FRANCA que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. Además de los consultores, asesores, terceros encargados, aliados comerciales y/o Entidades Vinculadas a las que se les podrá transferir la información.

  1. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

1.6 Titulares a quien va dirigida la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se encuentra dirigida a:

  1. Empleados
  2. Proveedores y Clientes Corporativos
  3. Consumidor final
  4. Encargados de la Información, y en general,
  5. Cualquier titular de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con DISONEX ZONA FRANCA , se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.7 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio

CAPÍTULO SEGUNDO TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Tipos de bases de datos Personales

DISONEX ZONA FRANCA tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en las siguientes categorías, a saber:

  1. NOMINA

Gestionar información propia de los trabajadores, con el fin de permitir enfocar las diferentes actividades propias de la Estrategia de Talento Humano.

  1. CLIENTES

Brindar atención al ciudadano / cliente en cuanto a gestión de PQRSD, información de servicios y ofertas comerciales.

  1. SITIO WEB

Gestión de información de clientes, y ciudadanía en general que genera correspondencia y/o PQRSD. Permite el flujo de esta información y la gestión oportuna de respuestas.

  1. PROVEEDORES

Gestión de información propia para la gestión contable, fiscal y administrativa en cuanto a, proveedores y contratistas.

2.2 Tipos de Datos Personales que recolecta DISONEX ZONA FRANCA

DISONEX ZONA FRANCA no recolecta como regla general datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes. De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene DISONEX ZONA FRANCA, en sus bases de datos, son las siguientes:

2.2.1Definición categoría de datos

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.

Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, muerte, edad, etc.

Datos biométricos de la persona: Huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografía videos, Datos de la descripción morfológica de la persona: Color de piel, color de iris, color y tipo de cabello, señales particulares, estatura, peso, complexión, formula dactiloscópica, voz, etc.

DATOS DE UBICACIÓN

Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las personas: dirección teléfono, correo electrónico

Datos de ubicación personal relacionados con actividad privada de las personas: domicilio, teléfono, correo electrónico, etc.

DATOS SENSIBLES

Datos relacionados con el estado de salud de la persona que incluyan resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos, tratamientos terapéuticos.

DATOS DE CONTENIDO SOCIOECONÓMICO

Datos relacionados con la historia laboral de la persona: experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.

Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.

OTROS DATOS

Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

2.3Tratamiento al que se someten los datos personales

Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:

2.3.1 Recolección

El tratamiento de la información personal que realiza DISONEX ZONA FRANCA se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular y en algunas ocasiones es obtenida por parte de terceros, previa autorización del titular.

Los instrumentos que utiliza DISONEX ZONA FRANCA para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.

Estos instrumentos son:

2.3.2 Otras fuentes de recolección de la información

  1. Grabaciones: DISONEX ZONA FRANCA podrá recolectar datos personales a través de cámaras de seguridad instaladas en sus puntos de venta e instalaciones administrativas, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones, así como para fines de seguridad.
  2. Cookies: Para facilitar el uso del sitio web utiliza «Cookies», que son pequeñas unidades de información almacenada temporalmente en el disco duro del computador del titular, útiles para navegar en el Sitio. La información contenida en las ‘Cookies’ sirve, para el control de sesiones, en particular navegación mejorada y para obtener un alto desempeño como usuario amigable de un sitio Web, y para almacenar información personal relativa a identificación.
  3. Aplicaciones: A través de las aplicaciones generadas por DISONEX ZONA FRANCA, los titulares de la información ingresan sus datos personales básicos, esto, con la finalidad de poder acceder a las funciones que ofrece las aplicaciones.

2.3.3 Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en los servidores de DISONEX ZONA FRANCA , y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas. Los sistemas de información, cuentan con controles de acceso, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

2.3.4 Usos y finalidades de la Recolección de la Información

El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:

  1. Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano, usuario y/o cliente, (Gestión PQR) Fidelización de clientes, envío de comunicaciones.
  2. Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.
  3. Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.

D.Controldehorario,formacióndepersonal,gestióndepersonal,gestióndetrabajotemporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.

  1. Adecuada comunicación con los destinatarios, fidelización (acreditación y redención de puntos), perfilamiento (conocimiento de sus gustos, hábitos de consumo y saldos), análisis de características demográficas, y mercadeo.
  2. Mejorar la atención, crear promociones, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, y dar a conocer noticias de interés y novedades.
  3. Gestionar tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios proporcionados al momento del suministro de la información, las promociones, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con eventos, concursos, actividades, entrega de premios, beneficios y productos adquiridos; responder a solicitudes específicas de los clientes finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de DISONEX ZONA FRANCA , promociones, novedades, productos y servicios promovidos directamente por los aliados estratégicos

2.3.5 Circulación

DISONEX ZONA FRANCA no comparte y/o transmite los datos personales que recolecta con terceros, e internamente ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los sistemas de información de la empresa, exclusivamente a la información que de acuerdo con el rol y/o cargo debe conocer el empleado. De manera excepcional DISONEX ZONA FRANCA transmite a Agencias de Mercadeo, transportistas y otros terceros, los datos de contacto de los clientes finales, para fines de mercadeo y de transporte de los pedidos realizados a través del portal web, garantizando en la transmisión, medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas para evitar perdida, uso no autorizado, o fraudulento, así mismo, DISONEX ZONA FRANCA tiene procedimientos establecidos, para que una vez terminada la relación comercial con estos terceros, destruyan la información que se le transmitió con ocasión a dicho contrato.

2.3.6 Supresión

La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido la finalidad para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, este caso procederá, siempre y cuando la ley lo autorice.

2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales

DISONEX ZONA FRANCA solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley. Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;
  1. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
  2. La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía. La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps. En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara(s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

2.4.1. Autorización para Tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. La autorización debe ser explícita;
  2. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
  3. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

2.4.2. Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
  2. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
  3. DISONEX ZONA FRANCA debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.

2.5 Medidas de Protección

DISONEX ZONA FRANCA tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, internamente DISONEX ZONA FRANCA ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La Política de Seguridad Informática de DISONEX ZONA FRANCA aprobada, establece políticas, procesos y controles respecto a:

  1. La seguridad organizacional, lógica, física y jurídica, relativas a la protección de la información
  2. Roles y Responsabilidades de la Estructura Organizacional de Seguridad de la Información
  3. Controles para el acceso de la información por parte de terceros.
  4. Respuesta ante incidentes de seguridad
  5. Protección contra virus
  6. Capacitación a los usuarios en el manejo seguro de la información
  7. Identificación del usuario y uso seguro de contraseñas
  8. Seguridad perimetral controlada con un Firewall
  9. Sistema de Detección de Intrusos y prevención de Fuga de Datos

2.6 Obligaciones de los Encargados de la Información

Las empresas y/o personas externas a DISONEX ZONA FRANCA , que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de DISONEX ZONA FRANCA , deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella

2.7 Casos en que DISONEX ZONA FRANCA opere como Encargado de la Información

En los casos de que DISONEX ZONA FRANCA opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberá solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de DISONEX ZONA FRANCA , por lo que DISONEX ZONA FRANCA presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que DISONEX ZONA FRANCA lo requiera

2.8. Deberes de l DISONEX ZONA FRANCA cuando obra como Responsable.

DISONEX ZONA FRANCA está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

  1. Respecto del Titular del dato.
  2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en el acápite VII de la presente Política.
  3. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular.
  4. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
  5. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.

2.8.1. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

  1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Actualizar la información cuando sea necesario.
  4. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

2.8.2. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado.

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  3. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  4. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  5. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  6. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

2.8.3. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.9. Video vigilancia

DISONEX ZONA FRANCA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de DISONEX ZONA FRANCA, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.

DISONEX ZONA FRANCA no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental de Hábeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentra en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular, considera que DISONEX ZONA FRANCA tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que DISONEX ZONA FRANCA está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación. El titular está facultado para solicitar:

  1. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
  2. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
  3. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
  4. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de DISONEX ZONA FRANCA con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato

3.2 Procedimiento para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos

3.2.1 Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a DISONEX ZONA FRANCA , acceso a su información personal que reposa en las bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.2.2 Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a DISONEX ZONA FRANCA , alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos. El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que DISONEX ZONA FRANCA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta a DISONEX ZONA FRANCA, son a titulo de ejemplo las siguientes:

  1. Los empleados
  2. Los contratistas y proveedores
  3. Los consumidores finales
  4. Clientes corporativos
  5. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
  6. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de DISONEX ZONA FRANCA.

3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:

  1. Nombres completos y apellidos
  2. Tipo y número de identificación
  3. Dirección de domicilio
  4. Teléfono de contacto
  5. Correo electrónico
  6. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud.

3.4 Solicitud de imágenes y videos

En caso de que el titular de la información solicite acceso de imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

  1. Acreditar y aportar los documentos necesarios para verificar que el titular es quien dice ser.
  2. Justificar la necesidad de la solicitud
  3. Aportar los documentos que desea valer para soportar dicha solicitud

3.4.1 Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y videos Para que proceda el trámite, DISONEX ZONA FRANCA :

  1. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3.3 de la presente política
  2. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o videos
  3. Citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda acceder a la información que requiera, en caso de que no afecte derechos de terceras personas.

3.5 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data DISONEX ZONA FRANCA tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data:

Atención presencial: Puede acercarse a la sede principal de la entidad en la VIA FUNZA ZF PERMANENTE INTEXZONA LT 68D – COTA (CUND)

Horario de atención: lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM

Página Web: www.thesmartbook.com

Por este canal se podrán radicar las 24 horas del día los siguientes trámites: Peticiones, Peticiones de documentos, solicitudes, quejas, reclamos, consultas, sugerencias, denuncias: − Formulario en línea para presentación de peticiones, quejas y reclamos

https://thesmartnotebook /pqr/

E-Mail: comercial@disonex.com por este canal se podrán radicar las 24 horas del día los siguientes trámites: Peticiones, Peticiones de documentos, solicitudes, quejas, reclamos, consultas, sugerencias, denuncias.

Estos son los únicos canales que DISONEX ZONA FRANCA, tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.

Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.

El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.

CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES

4.1 Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, DISONEX ZONA FRANCA de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales. Si alguna área y/o proceso, establece otra fuente de recolección de información personal, diferentes a las mencionadas en el punto 2.3.1, deberá informar previamente al Comité de Datos Personales.

4.2 Vinculatoriedad de la Política

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con DISONEX ZONA FRANCA, deberá acatar la presente política.

4.3 Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.

4.4 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigor

Esta política se aprobó el pasado 1 de enero de 2021 y rige a partir de la fecha. DISONEX ZONA FRANCA podrá modificar los términos y condiciones del presente Manual de políticas y procedimientos, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimiento en la página Web.